การเขียนจดหมายกิจธุระ/การเขียนจดหมายเชิงกิจธุระ

 

ความหมายการเขียนจดหมายกิจธุระ

          จดหมายกิจธุระ  หมายถึง 

จดหมายที่เขียนไปเพื่อติดต่อสื่อสารกันระหว่างบุคคลหรือหน่วยงาน องค์กรต่าง ๆ  เพื่อแจ้งเรื่องการงานหรือเรื่องส่วนตัว  โดยต้องไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจการค้า  จดหมายเชิงกิจธุระ  ได้แก่  จดหมายลาป่วย  จดหมายลากิจ  จดหมายขอความร่วมมือหรือขอความช่วยเหลือ  (การขอความอนุเคราะห์)  จากองค์กรหรือหน่วยงานต่าง  ๆ  ครับ

ประเภทของจดหมายกิจธุระ

๑.  จดหมายส่วนตัว    เป็นการสื่อสารระหว่างบุคคลที่สนิทสนมคุ้นเคยกัน ส่วนใหญ่มีจุดประสงค์เพื่อเล่าเรื่องราวส่วนตัวหรือสอบถามเรื่องราวไต่ถามสารทุกข์สุกดิบ  เช่น  ลูกเขียนจดหมายถึงพ่อแม่  ศิษย์เก่าเขียนจดหมายถึงคุณครูที่เคารพนับถือ

๒.  จดหมายติดต่อธุระ            เป็นการสื่อสารเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร  ความจำเป็นต่าง ๆ  ที่ประสงค์ให้ผู้อื่นหรือองค์กรต่าง ๆ  รับทราบเพื่อนำไปสู่การพิจารณาให้ความร่วมมือในเหตุจำเป็น   เช่น  นักเรียนเขียนจดหมายขอลาหยุดเรียนกรณีป่วย  นักเรียนเขียนจดหมายขอลาหยุดเรียนกรณีมีกิจธุระจำเป็นต่าง ๆ ที่มาเรียนไม่ได้ตามปกติ  จดหมายติดต่อองค์กรภายนอกขอความร่วมมือไปศึกษาแหล่งเรียนรู้ภายนอก  จดหมายขอความอนุเคราะห์วิทยากรจากองค์กรอื่นมาบรรยายหรือสาธิตความรู้แก่นักเรียนในโรงเรียน  เป็นต้น ครับ

ประโยชน์ของจดหมายกิจธุระ

๑.  ใช้สื่อสารแทนการพูดจา

๒.   ใช้เพื่อบอกกล่าวข้อความบางประการที่ไม่อาจพูดจากันโดยตรงได้

๓.   ใช้เป็นสื่อสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่ไม่รู้จักกัน เช่น  การเขียนจดหมายสมัครงาน  จดหมายเพื่อหามิตรต่างโรงเรียน

๔.  ใช้เป็นเอกสารสำคัญ  ถือว่าเป็นลายลักษณ์อักษรสามารถใช้อ้างอิงเป็นหลักฐานได้

มารยาทในการเขียนจดหมาย

๑.  ควรใช้กระดาษและซองสีสุภาพ หมายถึง  กระดาษที่ใช้เขียนจดหมายต้องมีความสะอาดเรียบร้อย  ไม่ขาดหรือยับยู่ยี่  สีของกระดาษมีสีที่ไม่ฉูดฉาด  กระดาษมีขนาดมาตรฐาน  ซองจดหมายมีขนาดมาตรฐานตามที่ไปรษณีย์รับรอง

๒.  ตัวหนังสือรวมถึงตัวเลขต้องชัดเจน  ควรเขียนด้วยปากกาสีดำหรือสีน้ำเงินเท่านั้น  ไม่ควรใช้ปากกาสีอื่น

๓.  ไม่ควรใช้ภาษาพูดในการเขียนจดหมาย  เช่นคำว่า  “มาช่วยงานทำบุญที่บ้านหลานได้ไหม”   ไม่ควรเขียนเป็น  “มาช่วยงานทำบุญที่บ้านหลานได้มั้ย”

๔.  ใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายให้เหมาะสมตามธรรมเนียมนิยม

๕.  เขียนจดหมายเสร็จแล้วต้องพับให้เรียบร้อย  ไม่ควรพับจดต้องใช้เวลามากในการคลี่จดหมาย

๖.  ไม่ควรสอดธนบัตรหรือสิ่งของมีค่าลงไปในซองจดหมาย

๗.  เขียนคำนำหน้าชื่อผู้รับบนจ่าหน้าให้ถูกต้อง ตามความนิยมและความเหมาะสม เช่น  คุณพ่อ, นายแพทย์, คุณครู,  ดร.,  ร้อยตำรวจตรี  เป็นต้น

๘.   ต้องเขียนชื่อและที่อยู่ของผู้รับไว้ให้ชัดเจน  ณ  ตำแหน่งเริ่มจากมุมกึ่งกลางของซองจดหมายด้านขวามือ

๙.  ต้องเขียนชื่อและที่อยู่ของผู้ส่งไว้ที่มุมบนด้านซ้ายของซองจดหมายด้วย  หากไปรษณีย์ส่งจดหมายถึงผู้รับไม่ได้ (ในกรณีไม่ถึงผู้รับ) จะได้ส่งคืนเจ้าของจดหมายถูก